Como usar o Olist: primeiros passos no ERP, antigo Tiny

Para começar a usar o ERP da Olist, organize os cadastros, confira as configurações da empresa e acompanhe o caminho de um pedido até a expedição. Aprender essa sequência ajuda a entender como produtos, estoque, faturamento e financeiro se relacionam no sistema.

Este guia apresenta uma ordem prática de aprendizado para quem está começando ou precisa organizar melhor a rotina da equipe.

Se você procura uma visão geral da solução e dos serviços para colocar o sistema em operação, conheça nossa página sobre Tiny ERP (Olist): implantação, integração e consultoria.

Olist e Tiny são o mesmo sistema?

O nome Olist reúne diferentes soluções para o comércio. Entre elas está o Sistema ERP da Olist, antigo Tiny ERP, voltado à gestão de atividades como estoque, pedidos, faturamento e financeiro.

Por isso, ao procurar um tutorial, verifique a qual produto ele se refere. Uma orientação sobre o ERP pode ter etapas diferentes de um material sobre outras soluções da marca.

Neste artigo, o foco é o uso do ERP da Olist. A própria empresa apresenta a relação entre as marcas na página oficial do sistema.

O que conferir antes de começar?

Antes de cadastrar informações ou ativar automações, reúna os dados que sua equipe utilizará:

Dados cadastrais da empresa.
Relação de produtos, códigos e variações.
Quantidades de estoque e locais de armazenamento.
Canais de venda que serão utilizados.
Informações de clientes e fornecedores.
Orientações fiscais fornecidas pelo responsável contábil.
Definição de quem cuidará de cada rotina.

Se o sistema já estiver em uso, primeiro entenda as configurações existentes. Alterar códigos, depósitos ou regras sem conhecer seus vínculos pode afetar atividades que já funcionam.

Para aprofundar essa preparação, consulte o guia de configurações iniciais do sistema Tiny.

1. Conheça o caminho do pedido

Uma forma prática de aprender o ERP é acompanhar uma venda desde a entrada até a conclusão.

Escolha um pedido e identifique:

De onde ele veio.
A qual cliente está associado.
Quais produtos e quantidades foram vendidos.
Qual é sua situação atual.
Como ele se relaciona com estoque e faturamento.
O que falta para preparar o envio.
Como o recebimento será acompanhado.

Esse exercício ajuda a compreender o sistema como uma sequência de trabalho. Também revela onde termina a responsabilidade de uma pessoa e começa a de outra.

Os nomes das telas e as funções disponíveis podem variar conforme a versão, o plano e as permissões de acesso.

2. Aprenda a localizar e conferir produtos

Antes de incluir novos itens, pesquise se eles já existem. Cadastros duplicados podem dificultar a identificação do produto correto e o acompanhamento das movimentações.

Ao conferir um cadastro, observe principalmente:

Código interno ou SKU.
Nome e descrição.
Variações, como tamanho e cor.
Unidade de venda.
Preço e custo.
Peso e dimensões, quando utilizados na logística.
Informações fiscais validadas para a operação.

Exemplo: um produto com diferentes tamanhos

Uma camiseta vendida nos tamanhos P, M e G precisa permitir que a equipe identifique exatamente qual variação foi comprada.

Na conferência de um pedido, não basta reconhecer o modelo. É necessário verificar o tamanho e sua correspondência com o cadastro e com o anúncio do canal de venda.

Veja como organizar essa base no guia de cadastro de produtos no Tiny.

3. Entenda o estoque antes de ajustar quantidades

O saldo exibido no sistema precisa ser interpretado de acordo com a configuração da empresa.

Antes de alterar uma quantidade, procure entender:

A qual depósito o saldo pertence.
Quais movimentações foram registradas.
Como a operação trata reservas de produtos.
Quais canais recebem informações desse estoque.
Quem está autorizado a realizar ajustes.

Quando houver uma divergência, investigue sua origem. Uma entrada não registrada, um produto vinculado incorretamente ou uma movimentação duplicada exigem soluções diferentes.

Ajustar o número sem identificar a causa pode fazer o mesmo problema reaparecer no próximo pedido.

4. Confira os pedidos recebidos dos canais de venda

Depois de configurar uma integração, acompanhe os primeiros pedidos para verificar se as informações chegam conforme o esperado.

Uma conferência inicial deve observar:

Informação	O que verificar
Identificação do pedido	Se corresponde à venda no canal de origem.
Produto	Se o item e a variação estão associados ao cadastro correto.
Quantidade	Se corresponde ao que foi comprado.
Valores	Se produtos, descontos e frete estão coerentes com a venda.
Cliente e entrega	Se os dados necessários foram recebidos.
Situação do pedido	Se permite identificar a próxima atividade da equipe.

Se um pedido não aparecer, confira primeiro sua situação no canal e os registros da integração. Antes de cadastrá-lo manualmente, verifique se ele poderá ser importado depois, evitando duplicidade.

Entenda os cuidados de configuração no artigo sobre integração com e-commerce e marketplaces no Tiny.

5. Acompanhe o faturamento e as pendências

A equipe responsável pelo faturamento precisa saber distinguir um pedido preparado para emissão de outro que ainda exige conferência.

Organize uma rotina para identificar informações incompletas, documentos pendentes e mensagens retornadas pelo sistema. Quando houver uma rejeição, registre o motivo e encaminhe a correção à pessoa responsável.

Os parâmetros fiscais devem seguir as orientações do contador ou responsável fiscal da empresa. Evite modificar regras apenas para tentar concluir uma emissão.

Para conhecer os pontos dessa etapa, consulte o guia de emissão de notas fiscais no Tiny.

6. Organize a separação e a expedição

Depois que o pedido estiver liberado conforme o processo da empresa, a equipe precisa separar e conferir os itens antes do despacho.

Uma rotina organizada deve permitir responder:

Qual pedido está sendo preparado?
Os produtos e as variações estão corretos?
A quantidade foi conferida?
Os documentos e a etiqueta correspondem ao mesmo pedido?
Há alguma pendência antes da entrega à transportadora?

Por exemplo, quando dois pedidos contêm produtos parecidos, a conferência precisa relacionar cada embalagem ao destinatário correto. A pressa na impressão ou na separação não deve eliminar essa verificação.

Aprofunde essa etapa no conteúdo sobre logística e envio no Tiny.

7. Inclua o financeiro na rotina

Aprender a usar o ERP também envolve acompanhar o que a empresa tem a pagar e a receber.

Defina quem confere os lançamentos e como serão tratadas as diferenças entre o valor da venda e o valor efetivamente recebido. Taxas, descontos, parcelamentos e prazos de repasse precisam ser considerados conforme a operação.

Ao encontrar um lançamento inesperado, identifique sua origem antes de incluir outro. O registro pode ter sido criado a partir de um pedido ou de uma integração.

Consulte nosso guia de configuração financeira do Tiny ERP para entender como estruturar essa área.

8. Use os relatórios para responder a perguntas

Comece com perguntas concretas sobre a operação. Isso facilita a escolha dos relatórios e evita analisar números sem entender seu contexto.

Algumas perguntas úteis são:

Quais pedidos ainda precisam de uma ação?
Quais produtos tiveram maior saída no período?
Quais recebimentos precisam ser conferidos?
Onde aparecem divergências recorrentes?
Quais atividades estão acumulando pendências?

Antes de comparar resultados, confira o período, os filtros e a situação dos registros considerados. Dois relatórios com critérios diferentes podem apresentar valores distintos sem que exista um erro no sistema.

Veja outras orientações sobre relatórios e indicadores do Tiny.

Como criar uma rotina de uso para a equipe?

Distribua as tarefas conforme as funções de cada pessoa. O responsável pelo estoque, por exemplo, precisa compreender as movimentações dos produtos; quem cuida do financeiro precisa acompanhar lançamentos e recebimentos.

Uma rotina inicial pode seguir esta organização:

Momento	Atividade
Início do expediente	Conferir pedidos novos e pendências do dia anterior.
Durante o atendimento dos pedidos	Verificar produtos, faturamento e preparação dos envios.
Ao identificar uma inconsistência	Registrar o problema, sua origem e o responsável pela análise.
Final do expediente	Revisar pedidos não concluídos e entregas pendentes.
Periodicamente	Conferir estoque, financeiro e relatórios da operação.

Adapte essa sequência ao volume de vendas e à divisão de responsabilidades da empresa.

Erros comuns ao começar a usar o ERP

Alguns hábitos dificultam o aprendizado e aumentam o retrabalho:

Criar um novo cadastro sem pesquisar se ele já existe.
Alterar códigos de produtos sem conferir vínculos com os canais.
Ajustar estoque sem investigar a movimentação que gerou a diferença.
Repetir um lançamento sem verificar se ele foi gerado automaticamente.
Ativar várias mudanças ao mesmo tempo e perder a referência do que causou um problema.
Deixar dúvidas operacionais sem registro ou sem responsável.

Uma forma de aprender com mais clareza é validar um fluxo por vez. Comece com um conjunto pequeno de situações representativas e amplie o uso depois que a equipe compreender o processo.

Perguntas frequentes sobre como usar o Olist

Preciso aprender todos os recursos de uma vez?

Não. Comece pelas atividades necessárias à sua função e entenda como elas afetam as etapas seguintes. Outros recursos podem ser incorporados conforme a necessidade da empresa.

Posso usar o sistema em uma operação que já está funcionando?

Sim, mas mudanças precisam considerar os dados, os pedidos e as integrações existentes. Antes de alterar a rotina, identifique o que está em uso e como será feita a conferência.

Por que meu estoque não corresponde ao saldo do marketplace?

A diferença pode envolver cadastros, depósitos, vínculos, regras de atualização ou falhas de comunicação. É necessário investigar o caso antes de escolher a correção.

Este guia substitui a configuração do sistema?

O guia ajuda a compreender a rotina. A configuração depende dos processos, dos canais e dos requisitos da empresa. Para planejar essa preparação, consulte as etapas da implantação do Tiny ERP.

Quando procurar treinamento ou consultoria?

O treinamento é útil quando a equipe precisa aprender a executar os processos. A consultoria pode ajudar quando há dúvidas sobre a organização da operação, a configuração do sistema ou o funcionamento das integrações.

Em alguns projetos, as duas necessidades aparecem juntas.

Precisa de ajuda para colocar essa rotina em prática?

O próximo passo depende do estágio da sua empresa. Você pode precisar organizar os cadastros, revisar uma integração, implantar o sistema ou capacitar as pessoas que o utilizam.

Na página de implantação e consultoria Tiny ERP da Polivision, você encontra a visão geral dos serviços, as frentes que podem compor o projeto e os caminhos para avaliar sua necessidade.

Conhecer as soluções da Polivision para Tiny ERP (Olist)